Self check-in affitti brevi: cos’è, come funziona e normativa

Risposta rapida

Il self check-in per appartamenti è la modalità di ingresso autonomo dell’ospite senza incontro fisico con l’host, tipicamente tramite key box codificato (cassetta di sicurezza con chiave fisica), smart lock con codice digitale univoco per soggiorno, o key drop presso un punto di ritiro. Dal 2025/2026 in Italia il self check-in completamente automatico (senza alcuna verifica di identità dell’ospite in presenza, video o app dedicata) è soggetto a restrizioni: la normativa italiana richiede che la consegna delle chiavi sia preceduta da una procedura di identificazione che colleghi l’ospite ai documenti trasmessi su Alloggiati Web della Questura. Le modalità conformi più diffuse sono: smart lock + video-identificazione via WhatsApp o app dedicata, check-in da remoto con verifica documenti, ricezione delle chiavi presso un punto di ritiro con riconoscimento. Vantaggi del self check-in: flessibilità oraria (arrivi serali e notturni gestibili senza personale), riduzione costi operativi, scalabilità per più immobili. Svantaggi: necessità di setup tecnologico (smart lock 200-500€), gestione della procedura identificativa, eventuali problemi tecnici da gestire in remoto.

Il self check-in per appartamenti turistici ha rappresentato per lunghi periodi una soluzione pratica e conveniente per organizzare l’accoglienza. La possibilità di far accedere le persone alla propria struttura senza il bisogno di incontrarsi risultava molto interessante per tutti quegli host che non potevano dedicare troppo tempo a ricevere gli ospiti tramite il ricorso a una cassetta di sicurezza per chiavi Airbnb o di un altro dispositivo. Alcune recenti novità normative in Italia hanno però modificato lo scenario rendendo di fatto il self check-in illegale. Ma è davvero così? Scopriamo meglio cosa prevedono le nuove norme.

Il self check-in è diventato illegale?

Il Decreto Ministeriale 112/2024 e le successive interpretazioni hanno introdotto nuove regole per gli affitti brevi dettate da ragioni di sicurezza. La principale novità riguarda la verifica di persona dell’identità degli alloggiati.

Era prassi, nella gestione delle case vacanze, far trovare le chiavi dell’immobile in una cassetta per self check-in e richiedere entro 24 ore l’invio via mail o whatsapp della foto dei documenti degli ospiti per procedere alle comunicazioni su Portale Alloggiati e Ross1000. Le nuove misure legali prevedono invece l’obbligo di controllare dal vivo i documenti per accertarsi che le generalità corrispondano con quelle delle persone in arrivo.

La norma non rende di fatto illegale key box e altri strumenti, ma impone comunque di accertarsi in presenza, e in tempi brevi, di chi stia effettivamente approfittando della struttura.

Da quando è diventato illegale il self check-in?

La circolare esplicativa emanata dal Ministero dell’Interno il 18 novembre 2024 ha modificato in modo notevole i meccanismi per il self check-in con cassetta delle chiavi, riducendone le possibilità d’uso. A ispirare la decisione del Ministero c’è l’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza, proponendo una lettura più severa della previsione che impone ai gestori di registrare le generalità degli ospiti e di procedere alla trasmissione alle autorità competenti. 

Secondo la nuova interpretazione, tale verifica deve appunto essere fatta di persona dal proprietario, gestore o da chi ne fa le veci, rientrando così di fatto tra gli adempimenti per le locazioni brevi.

Quali sono le modalità di self check-in vietate?

La circolare del Ministero fa esplicito riferimento ai sistemi di accesso da remoto con codice di apertura automatizzata e alle key boxes come pratiche che vanno contro la logica dell’identificazione personale. Conosciamo meglio questi metodi e quali vantaggi e svantaggi offrivano.

Senza cambiare la serratura (cassetta di sicurezza)

La cassetta di sicurezza per chiavi, o key box, cioè un piccolo contenitore con un lucchetto a combinazione da installare vicino all’ingresso, permette di condividere il codice di accesso con gli ospiti per fornire loro le chiavi in pochi passaggi. Al termine del soggiorno possono poi lasciare le chiavi all’interno della struttura o riporle di nuovo nella cassetta di sicurezza per chiavi Airbnb. 

Vantaggi:

• Costo contenuto: le cassette sono in linea generale economiche e facili da installare.
• Facilità d’uso: bastano poche semplici istruzioni per spiegare come aprirla.
• Flessibilità: è possibile – e consigliato – cambiare la combinazione tra una prenotazione e l’altra per evitare rischi.

Svantaggi:

• Sicurezza: le key box potrebbero essere vulnerabili a tentativi di effrazione o ad atti vandalici di qualche tipo che rischiano di compromettere il loro funzionamento.
• Logistica: in un edificio con diverse case vacanze e relative cassette potrebbe essere difficile riuscire a spiegare qual è quella giusta.

Con sistema di apertura elettronico

Le serrature elettroniche sono invece un’opzione più avanzata che consente di sbloccare la porta tramite un codice da inserire nella smart lock. Alcuni modelli permettono addirittura di sbloccare la porta via app così da entrare comodamente con il proprio smartphone.

Vantaggi:

• Sicurezza elevata: la digitalizzazione rimuove il rischio di smarrire le chiavi o di farsele rubare.
• Automazione: hai la possibilità di impostare le serrature a distanza, cambiando i codici tra una prenotazione e l’altra e monitorando gli accessi.

Svantaggi:

• Costo iniziale: l’installazione di una smart lock prevede una spesa maggiore rispetto a una semplice cassetta.
• Manutenzione: ci sono da considerare gli interventi per sostituire le batterie e per eventuali riparazioni.

Affidati a Hostmate per check-in e check-out

Nel nuovo contesto normativo, la soluzione migliore è affidarsi a un servizio di gestione di affitti brevi come Hostmate che si occupi per te di tutte le fasi dell’accettazione e della registrazione degli ospiti, dal check-in al check out.

Grazie a un servizio professionale non dovrai preoccuparti se il self check-in sia illegale o meno, ci sarà sempre qualcuno al posto tuo pronto ad accogliere gli ospiti in modo legale e trasparente.

Poter delegare del tutto la gestione del tuo alloggio turistico, dall’apertura con richiesta dal CIN alla comunicazione quotidiana, ti permette di risparmiare tempo e ottimizzare le tue risorse. Potrai contare inoltre su tutta l’esperienza professionale di un personale costantemente aggiornato sulle nuove leggi e pronto a relazionarsi con gli imprevisti, con un supporto costante in caso di problemi tecnici o logistici.

Servizi come Hostmate si basano di solito su un pagamento a percentuale sulle prenotazioni, ma le eventuali riduzioni sugli introiti diretti vengono subito compensate da un’organizzazione professionale che ti permette di integrare strategie di property e revenue management per elevare il tasso di occupazione e i ricavi.

Per ottenere il massimo dalla tua casa vacanze senza appesantirti con gli oneri che derivano dall’accoglienza e dal rispetto delle leggi, la soluzione migliore è rivolgerti a un servizio di gestione. Con Hostmate sai di affidare il tuo appartamento in ottime mani per aumentare il tasso di occupazione sempre nel pieno rispetto della legge. Contattaci subito per sapere in che modo possiamo aiutarti.

Si precisa che questo articolo non fornisce alcuna consulenza fiscale o contabile. Ti consigliamo di consultare un professionista del settore per ricevere assistenza personalizzata e adeguata alle tue esigenze in materia fiscale e contabile

Un check-in autonomo ben organizzato fa risparmiare tempo e migliora l’esperienza dell’ospite. Approfondisci la procedura completa di check-in e check-out e, se vuoi delegare, richiedi una valutazione gratuita.

Fonti

1. Polizia di Stato. «Portale Alloggiati Web — comunicazione dati ospiti». alloggiatiweb.poliziadistato.it
2. Polizia di Stato. «Art. 109 TULPS — obbligo di identificazione» (PDF). questure.poliziadistato.it
3. Ministero dell’Interno. «Circolare 18 novembre 2024 sull’identificazione degli ospiti negli affitti brevi». interno.gov.it

Domande Frequenti