Le key box hanno rivoluzionato la gestione degli accessi negli affitti brevi, permettendo ai proprietari di consentire l’ingresso agli ospiti senza la necessità di un incontro fisico. Le nuove normative italiane che entreranno in vigore il 1° gennaio 2025 impongono però alcuni cambiamenti significativi nell’utilizzo di questi dispositivi, con implicazioni rilevanti per il settore delle locazioni turistiche e per le possibilità di effettuare check-in automatizzati.
Divieto di self check-in e utilizzo di key box
Un’importante modifica arriva dal Decreto Ministeriale 112/2024, che specifica nuove regole sulla gestione degli accessi per gli affitti brevi. In particolare, una circolare esplicativa del Ministero dell’Interno del 18 novembre 2024 vieta il ricorso ai sistemi di check-in da remoto, come key box e smart lock, se non integrati con una verifica in presenza dell’identità degli ospiti.
La circolare si basa sull’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS), che obbliga i gestori a registrare i dati personali degli ospiti e a trasmetterli alle autorità di pubblica sicurezza. La nuova interpretazione del Ministero specifica che tale registrazione debba avvenire previa verifica di persona, limitando l’uso di dispositivi per il self check-in negli appartamenti.
Implicazioni per i proprietari e gestori di affitti brevi
L’introduzione di queste misure comporta diverse sfide per i proprietari e i gestori di case vacanze. Il ricorso a serrature smart wifi e a depositi chiavi dovrà essere rivisto non solo dal punto di vista tecnologico, ma anche operativo. L’accoglienza richiede adesso la presenza del gestore o di un suo delegato, con un conseguente cambio di organizzazione delle proprie giornate per essere in grado di far entrare gli ospiti in casa e registrarli di persona per la comunicazione al Portale Alloggiati della questura e su Ross1000 per le finalità statistiche.
Questa novità vuol dire un notevole aumento degli impegni collegati alla gestione di una casa vacanze, con più tempo da dover dedicare al check-in e al check-out, venendo meno la possibilità di aprire smart senza chiavi. A un maggior tasso di occupazione corrisponderà quindi un maggior impegno e, di conseguenza, una riduzione dei vantaggi garantiti dalle locazioni brevi, se ti occupi in prima persona di tutti i passaggi.
Necessità di identificazione di persona
La novità normativa rende di fatto il self check-in illegale. Chi si dedica alla ricezione dovrà quindi trovare il modo di accogliere personalmente gli ospiti, o di delegare a qualcuno il processo di identificazione. La circolare del Ministero si basa sulla logica di dover verificare che chi arriva corrisponda davvero ai documenti che vengono consegnati, visto che in caso di self check-in in appartamenti sarebbe possibile trasmettere le credenziali di chiunque. Il mancato rispetto della norma espone al rischio di multe che vanno dai 500 ai 5.000 €.
Obbligo del CIN
Tra le novità in arrivo nel 2025 c’è anche l’obbligo del CIN, il Codice identificativo nazionale la cui implementazione è stata avviata già negli ultimi mesi del 2024. Il CIN identifica in maniera univoca ogni struttura ricettiva con un codice che va esposto sugli annunci di promozione, all’interno e all’esterno dell’immobile.
Per ottenere il CIN è necessario rispettare alcuni fondamentali requisiti di sicurezza, come la presenza di estintori in punti strategici della casa, e sottoposti a regolare manutenzione, e l’installazione di rilevatori di fumo e monossido di carbonio.
Il codice va richiesto attraverso uno specifico portale telematico messo a disposizione dal Ministero del Turismo. Chi non lo richiede o non lo espone, va incontro a multe che partono da 500 euro e arrivano fino a 8.000 euro, e corre il rischio di veder sospesa la propria attività. Il governo italiano è inoltre al lavoro per stringere degli accordi con i principali OTA come Airbnb e Booking per escludere le strutture inadempienti dall’elenco degli annunci online.
Adempimenti necessari per gli affitti brevi
Le novità su key box e accoglienza cambiano il panorama degli adempimenti per gli affitti brevi. L’elenco degli incarichi in capo a chi affitta include:
- l’installazione di dispositivi di sicurezza (estintori, rilevatori di fumo);
- la richiesta e la pubblicazione del CIN;
- la Segnalazione Certificata di Inizio Attività SCIA;
- la raccolta e il versamento dell’imposta di soggiorno;
- la trasmissione dei dati degli ospiti al Portale Alloggiati e su Ross1000.
Con le nuove previsioni che limitano fortemente il ricorso a smart lock per Airbnb e altri dispositivi di self check-in, spetta agli host anche la verifica diretta delle generalità. Secondo alcune interpretazioni potrebbero essere sufficienti delle forme di controllo da remoto, tramite per esempio una videochiamata, ma a partire dalla circolare ministeriale stanno aumentando le misure locali per limitare il ricorso ai sistemi di deposito delle chiavi e scoraggiare così le forme di ingresso autonomo negli alloggi.
Le nuove normative, sebbene impegnative, mirano a rafforzare la sicurezza e la trasparenza nel settore delle locazioni turistiche, un mercato in continua espansione e sempre più regolamentato. Per i proprietari e i gestori di affitti brevi, il 2025 rappresenterà un anno di transizione importante. La consapevolezza delle novità legislative e la pianificazione di soluzioni conformi saranno essenziali per garantire un servizio sicuro e affidabile agli ospiti, preservando al contempo la legalità e la competitività dell’attività. In questo contesto Hostmate può essere il partner ideale per aiutarti a restare sempre in regola. Grazie alla nostra esperienza nel settore, possiamo offrirti un supporto completo, occupandoci per te dell’accoglienza per un affitto proficuo e senza pensieri, e aiutandoti a navigare con successo in questa nuova era normativa.
