Il self check-in per appartamenti turistici rappresenta una soluzione pratica e conveniente per organizzare l’accoglienza. La possibilità di far accedere le persone alla propria struttura senza il bisogno di incontrarsi risulta molto interessante per tutti quegli host che non possono dedicare troppo tempo a ricevere gli ospiti. L’installazione di una cassetta di sicurezza o di un altro dispositivo di self check-in semplifica il lavoro e arriva anche a migliorare l’esperienza del cliente e aumentare il numero delle prenotazioni. Scopriamo i particolari in questo articolo.
Come funziona il self check-in
Una delle differenze principali tra un b&b e una casa vacanze riguarda l’organizzazione dell’accoglienza e il rapporto con gli ospiti. In un bed and breakfast, chi amministra la struttura è sempre fisicamente disponibile per chi prenota, mentre in una residenza turistica potrebbe capitare di non incontrarsi mai, neanche al momento dell’arrivo o della partenza.
Il check-in autonomo permette infatti di organizzare il check-in e il check out senza la necessità di incontrarsi, riducendo così i tempi di attesa e permettendo a chi ha prenotato di entrare in piena libertà, a qualsiasi orario. Per consentire l’accesso in casa si utilizzano di solito apparecchi fisici e tecnologici sicuri e affidabili. Tra le pratiche più diffuse ci sono il self check-in con cassetta delle chiavi o l’utilizzo di smart lock per Airbnb, o altre serrature elettroniche.
Gli ospiti ricevono di solito le istruzioni per entrare nella proprietà tramite email o messaggi con i dettagli necessari per effettuare il check-in automatizzato con un codice o altre credenziali.
Come implementare il self check-in nel tuo appartamento turistico
La possibilità delle locazioni brevi ha aperto il mercato turistico a tutte quelle persone che cercano di mettere a rendita un immobile evitando i classici rischi del contratto transitorio. Grazie agli strumenti di automazione, gestire le prenotazioni diventa ancora più semplice. Per implementare una procedura di self check-in da remoto avrai bisogno di una pianificazione attenta per scegliere il metodo che meglio si adatta alle tue esigenze. Vediamo i pro e i contro delle principali soluzioni.
Senza cambiare la serratura (cassetta di sicurezza)
Una pratica semplice e conveniente consiste nell’uso di una cassetta di sicurezza per chiavi, o key box. Si tratta di un piccolo contenitore con un lucchetto a combinazione da installare vicino all’ingresso dell’alloggio. Ti basterà condividere il codice di accesso con gli ospiti per fornire loro le chiavi in pochi passaggi. Al termine del soggiorno potranno lasciare le chiavi all’interno della struttura o riporle di nuovo nella cassetta.
Vantaggi:
- Costo contenuto: le cassette sono generalmente economiche e facili da installare.
- Facilità d’uso: bastano poche semplici istruzioni per spiegare come aprirla.
- Flessibilità: è possibile – e consigliato – cambiare la combinazione tra una prenotazione e l’altra per evitare rischi.
Svantaggi:
- Sicurezza: le key box potrebbero essere vulnerabili a tentativi di effrazione o ad atti vandalici di qualche tipo che rischiano di compromettere il loro funzionamento.
- Logistica: in un edificio con diverse case vacanze e relative cassette potrebbe essere difficile riuscire a spiegare qual è quella giusta.
Con sistema di apertura elettronico
Le serrature elettroniche rappresentano un’opzione più avanzata per il check-in. Per garantire l’ingresso agli ospiti basterà condividere un codice da inserire nella smart lock. Alcuni modelli permettono addirittura di sbloccare la porta via app così da entrare comodamente con il proprio smartphone.
Vantaggi:
- Sicurezza elevata: la digitalizzazione rimuove il rischio di smarrire le chiavi o di farsele rubare.
- Automazione: hai la possibilità di impostare le serrature a distanza, cambiando i codici tra una prenotazione e l’altra e monitorando gli accessi.
Svantaggi:
- Costo iniziale: l’installazione di una smart lock prevede una spesa maggiore rispetto a una semplice cassetta.
- Manutenzione: ci sono da considerare gli interventi per sostituire le batterie e per eventuali riparazioni.
Affidandoti a un servizio di gestione di affitti brevi
Un’altra opzione è affidarsi a un servizio di gestione di affitti brevi come Hostmate che si occupi per te di tutte le fasi dell’accettazione e della configurazione di eventuali sistemi automatizzati.
Vantaggi:
- Convenienza totale: il servizio si occupa di tutto al posto tuo, lasciandoti tempo libero e togliendoti preoccupazioni.
- Esperienza professionale: avrai un personale formato e abituato a misurarsi con diversi tipi di situazioni e imprevisti a tua disposizione.
- Assistenza continua: potrai contare su un supporto costante in caso di problemi tecnici o logistici.
Svantaggi:
- Costo del servizio: in linea di massima, i programmi di gestione hanno un costo maggiore rispetto a cassette e serrature intelligenti. Una spesa che però va vista come un investimento che porta numerosi benefici. Rivolgerti a un’attività di property manager ti apre infatti nuove opportunità di crescita per raggiungere un tasso di occupazione costante e ottimizzare i profitti.
Il self check-in è vietato in Italia?
Un dubbio molto diffuso è se il self check-in è vietato. La perplessità nasce dall’articolo 109 del testo unico delle leggi di pubblica sicurezza che stabilisce l’obbligo in capo a chi accoglie di verificare la validità dei documenti delle persone che arrivano e di trasmetterli entro 24 ore alla questura tramite l’apposito Portale Alloggiati.
L’estensione effettiva della norma è oggetto di dibattito. Non è infatti indicato in modo chiaro se le verifiche vanno svolte di persona o se possano essere fatte anche su un documento di identità ricevuto in formato digitale via foto o pdf.
Al di là di questa misura nazionale ci sono poi da verificare eventuali leggi locali che regolano il self check-in in appartamenti. Per amministrare in modo corretto una attività ricettiva è fondamentale essere a conoscenza di tutte le previsioni normative, dalla procedura su come richiedere il CIN a tutti gli obblighi di registrazione.
Per ottenere il massimo dalla tua casa vacanze senza appesantirti con gli oneri che derivano dall’accoglienza e dal rispetto delle leggi, la soluzione migliore è rivolgerti a un servizio di gestione. Con Hostmate sai di affidare il tuo appartamento in ottime mani per aumentare il tasso di occupazione sempre nel pieno rispetto della legge. Contattaci subito per sapere come possiamo aiutarti.
Si precisa che questo articolo non fornisce alcuna consulenza fiscale o contabile. Ti consigliamo di consultare un professionista del settore per ricevere assistenza personalizzata e adeguata alle tue esigenze in materia fiscale e contabile
