Quando parliamo di affitti brevi le corrette gestioni dei momenti di check-in e check-out sono in grado di fare la differenza nell’esperienza dell’ospite rispetto alla classica accoglienza in hotel. Personalizzazione e flessibilità sono i due elementi chiave per un servizio su misura adatto alle esigenze dei clienti. In questo articolo parliamo quindi dei migliori sistemi di check-in per le locazioni turistiche e delle soluzioni per andare incontro alle richieste delle persone che prenotano il tuo alloggio.
Check-in e check-out negli affitti brevi
Il check-in e check out in hotel si basano su procedure standard, rapide e burocratizzate. In un appartamento è possibile offrire un tocco in più per trasformare l’accoglienza in un momento di scambio e conoscenza, con la proposta di servizi e offerte aggiuntive, o di una semplice chiacchierata per conoscersi meglio. È anche possibile ridurre al minimo i contatti con le procedure di self check-in e check out di cui parliamo tra un po’.
I 4 must della procedura di check-in negli affitti brevi
In italiano, il significato di check-in indica tutte le operazioni amministrative e pratiche per registrare i clienti di una struttura ricettiva.
Qualunque sia la soluzione che decidi di adottare per la ricezione degli ospiti, ci sono quattro elementi in comune con il check-in alberghiero da non trascurare. Vediamo quali sono.
Verifica prenotazione e accoglienza
Il primo passaggio è la verifica della prenotazione. A differenza degli alberghi dove le persone possono presentarsi direttamente e chiedere le stanze disponibili, negli affitti brevi la prenotazione è sempre un passaggio obbligato. Assicurati quindi di rispondere alle richieste, anche a quelle last minute, e di garantire un piacevole check-in negli appartamenti anche in forma virtuale, con un semplice scambio di messaggi.
Controllo documenti
Il controllo dei documenti è uno dei passaggi chiave per affittare una casa vacanze in modo regolare. Se si sta affermando sempre di più il check-in online per gli hotel, per le sistemazioni turistiche si possono adottare diverse soluzioni per snellire e velocizzare le operazioni di registrazione. Per esempio, puoi chiedere ai tuoi ospiti di inviarti una foto dei loro documenti, anche prima dell’arrivo, così da poter procedere a tutte le comunicazioni del caso senza sottrarre tempo prezioso al loro soggiorno.
Consegna chiavi
In albergo è la reception a gestire la consegna e la riconsegna. Per le locazioni turistiche si possono adottare diverse soluzioni. Puoi consegnare le chiavi all’arrivo, farle trovare in un negozio o bar di zona, usare caselle di sicurezza da aprire con combinazione o serrature smart.
Le norme della casa
Informare in modo efficace sulle regole della casa aiuta a evitare problemi, disaccordi e situazioni spiacevoli. Assicurati quindi di comunicare in modo chiaro le eventuali limitazioni previste nella struttura (per esempio: niente fumo, niente rumori forti dopo le 22), prevedendo anche una lista essenziale di regole da lasciare stampata e appesa nell’alloggio.
Come fare il self check-in
Come abbiamo accennato, è possibile anche concordare con gli ospiti un sistema di “auto accoglienza”. Punti di raccolta, smart lock e altre soluzioni permettono di recuperare le chiavi d’entrata senza il bisogno di fissare appuntamenti con il conseguente rischio di incomprensioni e ritardi. Basterà spiegare agli ospiti le modalità di accesso per accoglierli senza doverli incontrare e gestire tutti gli aspetti della comunicazione al telefono o via messaggio.
Le 2 fasi del check-out nel tuo appartamento
E che si fa al momento della partenza? La traduzione di check-out indica il momento conclusivo di un processo di acquisto o di una relazione commerciale. Si fa quindi un controllo finale degli ordini e dei servizi richiesti prima di chiudere l’operazione. Nell’accoglienza turistica ci sono due fasi fisse e una opzionale, simili a quelle del check-out in hotel. Ecco quali sono.
Saldo delle spese extra
Prima della partenza sarà necessario verificare eventuali spese extra che non rientrano nel costo di prenotazione, risalendo proprio al significato di check-out come controllo finale. Può trattarsi, per esempio, dell’acquisto di biglietti per qualche attrazione turistica, o della richiesta di asciugamani extra, o di un letto supplementare. In ogni caso, host e ospiti si accorderanno per controllare l’importo dovuto e individuare le migliori modalità di pagamento.
Consegna chiavi
Per il giorno della partenza, il check out in albergo prevede la riconsegna delle chiavi alla reception. Con una casa vacanze puoi incontrare di nuovo gli ospiti, adottare gli stessi sistemi flessibili dell’arrivo con cassette di sicurezza e serrature smart, o far lasciare le chiavi all’interno della struttura per ritirarle in un secondo momento.
Consigli finali utili
Prima della partenza degli ospiti è utile fornire delle istruzioni chiare per lasciare l’alloggio nel modo migliore possibile. Di solito è buona norma lasciare informazioni sulle modalità di smaltimento dei rifiuti e sull’eventuale accensione o spegnimento di elettrodomestici come caldaie e aria condizionata.
Early check-in, late check-out e overbooking
Nel mondo della locazione turistica, gli orari di accoglienza possono diventare molto elastici per adeguarsi alle necessità degli ospiti. Capitano infatti spesso richieste di early o late check-in e late check-out, opzioni che rappresentano un’ottima opportunità per offrire un servizio extra per fare il salto di qualità e capire come si guadagna con gli affitti brevi grazie a servizi attenti alle persone.
In albergo le politiche tendono a essere rigide a causa del grande volume di ospiti e della necessità di coordinare le pulizie su larga scala. Le case vacanze offrono di solito maggiore flessibilità per decidere quando entrare nell’appartamento e quando si fa il check-out.
La raccomandazione è di indicare comunque degli orari fissi nell’annuncio utili a organizzare il servizio di pulizia, e di valutare poi le singole richieste per cercare di soddisfarle ogni volta che è possibile.
Per le case vacanze è inoltre molto importante evitare il rischio di overbooking. Avere lo stesso alloggio prenotato da più utenti per lo stesso periodo causa gravi danni di reputazione. Assicurati quindi di organizzare la gestione degli affitti brevi con un calendario sicuro e sincronizzato per evitare di trovarti in spiacevoli situazioni.
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